Skarbówka dzwoni do przedsiębiorców w sprawie KSeF – co się dzieje?
Od momentu uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) 1 lutego 2025 roku polscy przedsiębiorcy mierzą się z nową rzeczywistością. Największe firmy – około 5,3 tysiąca podmiotów – zostały zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie w tym systemie. Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek ten obejmie kolejne tysiące małych i średnich przedsiębiorstw. Na tym tle pojawiło się zjawisko, które wywołało niepokój w środowisku biznesowym – pracownicy urzędów skarbowych zaczęli telefonować do firm, które mimo obowiązku nie korzystają jeszcze z KSeF.
Ministerstwo Finansów tłumaczy, że akcja telefoniczna ma charakter „partnerski” i stanowi element wsparcia informacyjnego. Według resortu celem nie jest kontrola, lecz pomoc przedsiębiorcom w dostosowaniu się do nowych przepisów. Mimo tych zapewnień doradcy podatkowi jednogłośnie zalecają daleko idącą ostrożność w kontaktach telefonicznych ze skarbówką. Dlaczego? Powodów jest kilka i warto je dokładnie poznać, zanim odbierzemy taki telefon.
Warto podkreślić, że sam resort finansów zapewniał wcześniej, iż w 2025 roku nie będą nakładane żadne kary ani sankcje związane z wdrożeniem KSeF. Mimo to telefony ze skarbówki mogą budzić uzasadniony niepokój, zwłaszcza wśród przedsiębiorców, którzy nie zdążyli jeszcze wdrożyć systemu lub błędnie zinterpretowali przepisy przejściowe.
Czym jest KSeF i kogo dotyczy obowiązek e-fakturowania?
Krajowy System e-Faktur to centralny system informatyczny administrowany przez Ministerstwo Finansów, który służy do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jego wdrożenie stanowi jedną z najpoważniejszych zmian w polskim prawie podatkowym ostatnich lat. System ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, automatyzację obiegu dokumentów oraz ograniczenie szarej strefy w obrocie gospodarczym.
Harmonogram wdrożenia KSeF przedstawia się następująco:
- Od 1 lutego 2025 r. – obowiązek e-fakturowania dla największych podatników VAT (obrót powyżej określonego progu).
- Od 1 kwietnia 2025 r. – obowiązek dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, z wyjątkiem tych, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
- Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podmiotów, które dotychczas korzystały ze zwolnienia progowego.
Oznacza to, że już wkrótce praktycznie każdy czynny podatnik VAT w Polsce będzie musiał wystawiać i odbierać faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Niedostosowanie się do tego obowiązku – choć w tym roku formalnie nie grożą za to kary – może skutkować wzmożonym zainteresowaniem ze strony organów skarbowych, co właśnie obserwujemy w postaci telefonów do firm.
Jak reagować na telefon ze skarbówki? Praktyczne wskazówki
Eksperci podatkowi, w tym Arkadiusz Lament, główny doradca podatkowy Global Tax, formułują jednoznaczne rekomendacje dla przedsiębiorców, którzy otrzymają telefon z urzędu skarbowego w sprawie KSeF. Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady postępowania, które powinien znać każdy prowadzący działalność gospodarczą.
1. Zachowaj spokój – to nie jest kontrola
Telefon z urzędu skarbowego nie stanowi czynności procesowej w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Przedsiębiorca nie ma obowiązku składania szczegółowych wyjaśnień „od ręki” podczas rozmowy telefonicznej. Nie jest to formalna kontrola podatkowa ani postępowanie wyjaśniające, dlatego nie należy panikować ani podejmować pochopnych decyzji. Spokój i opanowanie to podstawa prawidłowej reakcji.
2. Ogranicz zakres przekazywanych informacji
To kluczowa zasada, którą podkreślają wszyscy doradcy podatkowi. Podczas rozmowy telefonicznej nie należy podawać danych wrażliwych, szczegółów dotyczących stosowanych systemów księgowych, integracji technologicznych ani wewnętrznych procesów firmy. Każda informacja przekazana ustnie może zostać wykorzystana w przyszłości, a przedsiębiorca nie ma kontroli nad tym, jak zostanie zaprotokołowana. Zasada jest prosta – im mniej powiesz, tym lepiej.
3. Poproś o kontakt pisemny
Jeżeli rozmowa zaczyna wykraczać poza ogólne pytania informacyjne, najlepszym rozwiązaniem jest grzeczne poproszenie o przesłanie zapytania na piśmie. Zasada pisemności jest jedną z fundamentalnych zasad postępowania administracyjnego. Kontakt pisemny daje przedsiębiorcy czas na przygotowanie odpowiedzi, konsultację z doradcą podatkowym lub prawnikiem oraz pełną kontrolę nad zakresem ujawnianych informacji.
4. Zweryfikuj tożsamość dzwoniącego
W dobie rosnącej liczby oszustw i wyłudzeń telefonicznych nie można wykluczyć, że dzwoniąca osoba podszywa się pod pracownika urzędu skarbowego. Warto poprosić o imię, nazwisko oraz nazwę jednostki organizacyjnej, a następnie samodzielnie oddzwonić na oficjalny numer urzędu skarbowego w celu weryfikacji. To prosta czynność, która może uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami.
Dostęp urzędników do danych w KSeF – czy jest się czego obawiać?
Jedną z istotnych kwestii, które budzą wątpliwości przedsiębiorców, jest zakres dostępu pracowników Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) do danych zgromadzonych w systemie KSeF. Wiceminister finansów i szef KAS Marcin Łoboda zapewnił, że dostęp do systemu e-faktur jest ściśle reglamentowany. Nie każdy z około 60 tysięcy pracowników administracji podatkowej może przeglądać dane podatników.
Urzędnik, aby uzyskać dostęp do KSeF, musi posiadać zgodę przełożonego, a jego działania muszą być ściśle związane ze zleconą pracą – np. prowadzonym postępowaniem podatkowym lub kontrolą. Co więcej, system rejestruje każdą aktywność użytkownika: czas spędzony w systemie, sprawdzane podmioty oraz cel zapytania. Za naruszenie tajemnicy skarbowej grozi kara do 5 lat pozbawienia wolności.
Mimo tych zabezpieczeń fakt, że skarbówka aktywnie kontaktuje się z firmami, które nie wystawiają faktur w KSeF, sugeruje, że organy podatkowe monitorują poziom wdrożenia systemu. Przedsiębiorcy powinni mieć tego świadomość i traktować wdrożenie KSeF jako priorytet organizacyjny.
Co dalej? Ostatni moment na wdrożenie KSeF
Eksperci podatkowi zgodnie wskazują, że fiskus „sonduje rynek” przed kluczową datą 1 kwietnia 2025 roku. Firmy, które jeszcze nie wdrożyły Krajowego Systemu e-Faktur, powinny podjąć natychmiastowe działania – zarówno techniczne, jak i organizacyjne. Jednocześnie należy pamiętać, że żaden przedsiębiorca nie ma obowiązku tłumaczenia się przez telefon ze stanu swoich przygotowań.
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i masz wątpliwości dotyczące obowiązku korzystania z KSeF, interpretacji przepisów przejściowych lub sposobu reagowania na kontakt ze strony organów skarbowych – nie zwlekaj z konsultacją prawną. Prawidłowe wdrożenie systemu e-faktur oraz znajomość swoich praw w kontaktach z administracją skarbową mogą uchronić Twoją firmę przed zbędnym stresem i potencjalnymi problemami.
Skontaktuj się z naszą kancelarią – pomożemy Ci przejść przez proces wdrożenia KSeF, przygotujemy odpowiedź na ewentualne zapytania urzędu skarbowego i zadbamy o to, aby Twoja firma działała w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Pierwsza konsultacja pozwoli nam ocenić Twoją sytuację i zaproponować konkretne rozwiązania.
