Ręczna obsługa faktur – ukryty koszt, który nie trafia do raportów
Pięćset faktur miesięcznie wprowadzanych ręcznie do systemu księgowego to około 108 godzin pracy. To ponad dwie trzecie etatu przeznaczone wyłącznie na obsługę dokumentów – nie na analizę kosztów, kontrolę płynności finansowej czy wsparcie zarządu w podejmowaniu decyzji. Im większa liczba faktur, tym wyraźniej widać, że ręczny obieg dokumentów nie jest darmowy. Kosztuje przede wszystkim czas pracowników.
Z badania firmy Fitek wynika, że ręczne przetworzenie jednej faktury zakupowej zajmuje średnio 12,9 minuty. Obejmuje to wprowadzenie danych, przypisanie odpowiednich kont księgowych, kontrolę zgodności oraz ewentualne poprawki. Łącznie obsługa faktur zakupowych i sprzedażowych pochłania aż 28% czasu pracy przeciętnego księgowego. To niemal jedna trzecia jego etatu poświęcona na czynności powtarzalne i mechaniczne.
Problem polega na tym, że koszt jednej faktury nigdy nie trafia do żadnego raportu finansowego. Widać go dopiero wtedy, gdy ktoś policzy go w skali całego miesiąca lub roku. Wówczas okazuje się, że firma nie płaci za pojedynczy dokument, lecz za setki godzin pracy rozproszonych w budżecie tak, że nikt ich osobno nie liczy.
Ile to kosztuje w złotówkach? Konkretne wyliczenia
Mediana wynagrodzenia księgowego na poziomie specjalisty wynosi 7660 zł brutto miesięcznie. Przy założeniu pełnego etatu godzina jego pracy kosztuje około 47,80 zł brutto. Oznacza to, że samo ręczne przetworzenie jednej faktury generuje koszt około 10,20 zł. Co istotne, kwota ta nie uwzględnia dodatkowych kosztów wynikających z błędów, konieczności wprowadzania poprawek czy opóźnień w obiegu dokumentów.
Różnica staje się szczególnie widoczna przy większej skali działalności. Oto jak prezentują się koszty w zależności od wolumenu faktur:
- 500 faktur miesięcznie – około 108 godzin pracy, koszt około 5 150 zł miesięcznie, czyli blisko 62 000 zł rocznie
- 1000 faktur miesięcznie – czas potrzebny na obsługę przekracza już wymiar jednego pełnego etatu
- Każda pojedyncza faktura – średnio 12,9 minuty pracy i 10,20 zł kosztu brutto
Należy przy tym pamiętać, że powyższe wyliczenia obejmują wyłącznie wynagrodzenie brutto pracownika. Nie uwzględniają składek po stronie pracodawcy, kosztów stanowiska pracy, szkoleń ani kosztów związanych z absencjami. Rzeczywisty koszt ręcznego przetwarzania faktur jest więc w praktyce jeszcze wyższy.
Obsługa faktury to nie tylko „wpisanie kwoty” do systemu
Warto zrozumieć, z czego dokładnie składa się proces obsługi jednej faktury. „Obsługa faktury” nie oznacza bowiem wyłącznie wpisania kwoty do programu księgowego. Na czas tego procesu składa się wiele drobnych czynności, z których każda może zajmować tylko kilka minut, ale w skali setek dokumentów sumują się one do dziesiątek lub nawet setek godzin.
Etapy ręcznej obsługi faktury
- Odebranie dokumentu (e-mail, poczta tradycyjna, platforma)
- Sprawdzenie danych formalnych i ich poprawności
- Odczytanie informacji z dokumentu
- Wprowadzenie danych do systemu księgowego
- Przypisanie kosztu do odpowiedniego konta
- Dekretacja dokumentu
- Skierowanie faktury do akceptacji przez uprawnioną osobę
- Ewentualne wyszukiwanie brakujących informacji i poprawianie błędów
Dochodzi jeszcze koszt przełączania się między systemami. Faktura może znajdować się w jednym miejscu, dane księgowe w drugim, a proces akceptacji w kolejnym. Jeżeli informacje nie przepływają między nimi automatycznie, pracownik staje się elementem integrującym te systemy – co dodatkowo wydłuża czas każdej operacji i zwiększa ryzyko pomyłki.
KSeF to dopiero początek – co dzieje się z fakturą po jej odebraniu?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób przekazywania i odbierania faktur, ale samo pojawienie się dokumentu w systemie nie oznacza jeszcze, że został on zaksięgowany. Faktura ustrukturyzowana zawiera dane w formacie XML, dzięki czemu może być przetwarzana przez systemy informatyczne. KSeF udostępnia również interfejs API pozwalający na integrację z oprogramowaniem finansowo-księgowym.
To dobry początek, który otwiera drogę do automatyzacji kolejnych etapów procesu, ale nie powoduje jej automatycznie. W firmie bez odpowiednich integracji pracownik nadal może być potrzebny do pobrania dokumentu, sprawdzenia danych, przeniesienia informacji do systemu księgowego czy przypisania faktury do właściwego procesu. Dlatego samo pytanie „czy firma korzysta z KSeF?” niewiele mówi o tym, ile czasu księgowość poświęca na obsługę faktur. Znacznie ważniejsze jest to, co dzieje się z dokumentem po jego odebraniu.
Firmy, które poważnie podchodzą do optymalizacji procesów księgowych, powinny zadbać nie tylko o zgodność z KSeF, ale przede wszystkim o pełną integrację systemu fakturowania z oprogramowaniem księgowym. Dopiero wtedy automatyzacja przynosi realne oszczędności czasu i kosztów.
Powtarzalność kosztuje więcej niż pojedynczy błąd
Błędy w przetwarzaniu faktur są jednym z oczywistych argumentów za automatyzacją, ale ich koszt nie zawsze jest łatwy do policzenia. Literówka w numerze dokumentu, pomylona kwota czy niewłaściwe przypisanie kosztu mogą oznaczać konieczność ponownej weryfikacji, poprawienia danych i poświęcenia kolejnych minut pracy. Trzeba przy tym rozróżnić błąd popełniony przez wystawcę dokumentu od błędu powstałego podczas jego księgowania. W tym drugim przypadku problemem jest przede wszystkim dodatkowa praca po stronie firmy.
W kalkulacji kosztów ręcznego obiegu warto jednak zacząć od tego, co pewne: nawet prawidłowo obsłużona faktura wymaga czasu pracownika. Jeżeli automatyzacja ograniczy ręczną pracę o przykładowo 75%, firma odzyska około 81 godzin miesięcznie. Przy stawce 47,88 zł brutto za godzinę odpowiada to pracy wartej około 3 880 zł miesięcznie, czyli 46 500 zł rocznie.
Celem automatyzacji nie musi być zmniejszenie liczby osób w dziale księgowości. Równie dobrze może nim być zmiana tego, czym te osoby zajmują się przez większość dnia – przesunięcie ich czasu z czynności mechanicznych na analizę, kontrolę i wsparcie zarządu w podejmowaniu decyzji biznesowych.
Profesjonalna obsługa księgowa zamiast ręcznego obiegu faktur
Optymalizacja procesów księgowych to nie tylko kwestia narzędzi i systemów informatycznych. To także wybór odpowiedniego partnera, który zadba o sprawny obieg dokumentów, integrację z KSeF oraz bieżącą obsługę podatkową i kadrową. Firmy, które korzystają z profesjonalnej obsługi księgowej w Global Accounting, mogą liczyć na wsparcie w zakresie pełnej księgowości, deklaracji VAT, CIT i PIT, raportów zarządczych, a także obsługi KSeF – bez angażowania wewnętrznych zasobów w powtarzalne, czasochłonne czynności.
Jeśli Twoja firma przetwarza dziesiątki lub setki faktur miesięcznie i zastanawiasz się, jak odzyskać czas zespołu księgowego na zadania o realnej wartości strategicznej, warto przeanalizować obecny model obsługi dokumentów. Pierwsza konsultacja (15 minut) jest bezpłatna – umów się telefonicznie pod numerem +48 505 684 412 lub napisz na [email protected], aby sprawdzić, jakie rozwiązanie może najlepiej odpowiadać potrzebom Twojej firmy.
Masz pytanie do tego tematu?
Pierwsza konsultacja jest bezpłatna - porozmawiajmy o Twojej sytuacji.
