Kontrole ZUS w 2026 r. – czego szukają inspektorzy?

Mniej kontroli, ale skuteczność powyżej 91 proc.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych radykalnie zmienił podejście do kontroli przedsiębiorców. Zamiast masowych inspekcji, które jeszcze kilka lat temu obejmowały 60–80 tys. firm rocznie, ZUS postawił na analizę ryzyka i precyzyjne typowanie podmiotów. Efekty tej strategii są trudne do zignorowania.

W 2025 r. przeprowadzono 31 130 kontroli, z czego aż 28 407 zakończyło się stwierdzeniem nieprawidłowości – to skuteczność na poziomie 91,3 proc. Finansowe skutki tych postępowań wyniosły 545,6 mln zł. Od stycznia do lipca 2026 r. inspektorzy zdążyli już przeprowadzić 18 414 kontroli o łącznych ustaleniach sięgających 339,3 mln zł.

Jak wyjaśnia dr Szymon Kasprowski, Główny Inspektor Kontroli ZUS, w pojedynczych sprawach kwoty ustaleń osiągają kilkadziesiąt milionów złotych. To sygnał, że ZUS nie szuka drobnych pomyłek – celuje w systemowe nieprawidłowości o dużej wartości finansowej.

Co prowadzi inspektorów do konkretnej firmy? Przede wszystkim nietypowa struktura zatrudnienia, specyficzny sposób rozliczania wynagrodzeń, powtarzalność określonych typów umów oraz rozbieżności między danymi z różnych rejestrów – w tym KRS, Krajowej Administracji Skarbowej i Państwowej Inspekcji Pracy.

Zbiegi tytułów i praca na rzecz własnego pracodawcy

Jednym z najważniejszych obszarów kontroli pozostają zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych. W praktyce chodzi o sytuacje, w których pracownik jest formalnie zatrudniony na etacie w jednej firmie, a jednocześnie realizuje zlecenie lub umowę o dzieło, której rzeczywistym beneficjentem jest ten sam pracodawca – tyle że umowa została zawarta za pośrednictwem innego, często powiązanego podmiotu.

Zgodnie z przepisami, jeżeli praca jest faktycznie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, wynagrodzenie z dodatkowej umowy powinno zostać uwzględnione przy ustalaniu podstawy wymiaru składek. Zawarcie umowy cywilnoprawnej przez inny podmiot nie chroni automatycznie przed taką kwalifikacją.

Sygnałem alarmowym dla kontrolerów bywa sytuacja, w której ta sama grupa ludzi „krąży” między powiązanymi firmami – w jednej mając etaty, a w drugiej wykonując podobne zadania jako zleceniobiorcy. Inspektorzy sprawdzają wówczas nie tylko treść umów, lecz także faktyczny sposób organizacji pracy. Jeśli sami zainteresowani nie potrafią wskazać, kiedy pracowali w ramach etatu, a kiedy w ramach zlecenia – dla ZUS jest to przesłanka, że rzeczywisty charakter zatrudnienia odbiega od formalnej konstrukcji.

Sztuczne dzielenie wynagrodzeń i seryjne umowy o dzieło

Kolejnym obszarem ryzyka jest sztuczne dzielenie wynagrodzenia. Schemat wygląda zazwyczaj tak: pracownik lub zleceniobiorca otrzymuje jedną część pieniędzy jako wynagrodzenie objęte składkami, a pozostałą – na podstawie innej umowy lub w formie świadczenia, które składkom nie podlega. Sam fakt stosowania kilku rodzajów rozliczeń nie przesądza o naruszeniu prawa, jednak ZUS bada, czy za formalnym podziałem stoją rzeczywiście odrębne czynności i relacje prawne.

Inspektorzy zwracają uwagę zwłaszcza na następujące sytuacje:

• Składki odprowadzane wyłącznie od minimalnego wynagrodzenia, podczas gdy faktyczne zarobki są wielokrotnie wyższe
• Konstrukcje oparte na udziałach w spółkach lub tzw. świadczeniach niepieniężnych, za którymi kryje się de facto świadczenie pracy
• Seryjne umowy o dzieło – zawierane regularnie przez wiele miesięcy, o niemal identycznej treści i dotyczące powtarzalnych czynności (w pierwszym półroczu 2026 r. zgłoszono ponad 609 tys. takich umów)
• Niewłaściwe korzystanie z pracy nierejestrowanej – czyli sztuczne dzielenie jednego stosunku prawnego na umowę cywilnoprawną i pracę nierejestrowaną wyłącznie w celu ograniczenia składek

ZUS korzysta przy tym z zaawansowanych narzędzi analitycznych, w tym metod text miningu, które pozwalają identyfikować wzorce w treści tysięcy umów i typować podmioty do kontroli.

Platformy, transport i branże wysokiego ryzyka

Coraz większą uwagę ZUS poświęca pracy platformowej – przewozom osób i dostawom jedzenia. W tym sektorze popularne są rozliczenia za pośrednictwem partnerów flotowych, a pracę często wykonują cudzoziemcy. Kontrolerzy trafiają na modele, w których oficjalne wynagrodzenie za pracę jest niewielkie, natomiast duża część rozliczenia zostaje przedstawiona jako opłata za korzystanie z samochodu, roweru lub innego sprzętu.

Jak przyznaje dr Kasprowski, nierzadko okazuje się, że wartość „wynajmu” roweru jest wyceniana wyżej niż sama praca człowieka. Takie konstrukcje budzą uzasadnione podejrzenia, że ich celem jest ograniczanie należnych składek.

Jeśli chodzi o branże najczęściej pojawiające się w ustaleniach kontrolerów, na czele listy znajdują się transport międzynarodowy oraz pośrednictwo pracy. Wysoko plasują się również usługi ochroniarskie oraz sektory o dużym udziale umów cywilnoprawnych i wysokiej rotacji pracowników. Duże przedsiębiorstwa trafiają do kontroli częściej ze względu na skalę, ale małe firmy nie są pomijane – w ich przypadku trudniejszym do wykrycia problemem bywa szara strefa.

Jak sprawdzić pracodawcę i przygotować firmę na kontrolę

Każdy ubezpieczony może samodzielnie sprawdzić na swoim koncie w PUE/eZUS, czy został zgłoszony do ubezpieczeń oraz od jakiej podstawy pracodawca odprowadza składki. Jeśli dane nie odpowiadają faktycznym zarobkom, warto wyjaśnić sprawę – bo konsekwencje zaniżonej podstawy składkowej odczuwa przede wszystkim pracownik. Przy chorobie świadczenie chorobowe będzie naliczane od niższej kwoty, a w perspektywie lat – niższa będzie emerytura.

Dla przedsiębiorców kluczowe jest to, że kontrola ZUS nie jest karą. Jej celem jest ustalenie prawidłowej wysokości składek. Jeśli wystąpiły nieprawidłowości, firma zostanie zobowiązana do skorygowania dokumentów i uregulowania zaległości – to jednak zapłata należności, nie sankcja. Poważniejsze konsekwencje grożą natomiast za utrudnianie kontroli – sąd może nałożyć grzywnę do 46 tys. zł.

Najczęstsze błędy mają charakter nieumyślny – spóźnione zgłoszenia do ubezpieczeń, pomyłki rachunkowe, źle ustalona podstawa wymiaru składek. Można je naprawić, składając dokumenty korygujące. Im szybsza reakcja, tym mniejsze ryzyko narastania problemu.

Warto przy tym pamiętać, że prawidłowe rozliczanie składek i wynagrodzeń to nie tylko kwestia kontroli – to fundament bezpieczeństwa prawnego firmy. Przedsiębiorcy, którzy stosują złożone struktury zatrudnienia lub rozliczeniowe, powinni regularnie weryfikować ich zgodność z przepisami. W odpowiednio zaplanowanej strukturze, np. spółce z o.o. z profesjonalną obsługą kadrowo-płacową, ryzyko błędów i kosztownych korekt może zostać znacząco ograniczone dzięki bieżącemu nadzorowi nad dokumentacją i terminowością rozliczeń.

Nie czekaj na kontrolę – zadbaj o zgodność rozliczeń już teraz

Skuteczność kontroli ZUS na poziomie ponad 91 proc. pokazuje, że inspektorzy nie trafiają do firm przypadkowo. Analiza ryzyka, łączenie danych z kilku instytucji i zaawansowane narzędzia analityczne sprawiają, że nieprawidłowości w rozliczeniach składkowych są wykrywane coraz szybciej i coraz precyzyjniej.

Jeśli prowadzisz firmę i nie masz pewności, czy Twoje rozliczenia składkowe, struktura zatrudnienia lub stosowane umowy są w pełni zgodne z przepisami – nie odkładaj weryfikacji. Zespół Global Accounting specjalizuje się w pełnej obsłudze księgowej i kadrowo-płacowej, w tym w audytach rozliczeniowych dla spółek z o.o., oddziałów przedsiębiorców zagranicznych i spółek jawnych.

Umów bezpłatną konsultację i sprawdź, czy Twoja firma jest przygotowana na kontrolę ZUS. Zadzwoń: +48 505 684 412 lub napisz na globalaccounting.com.pl.